„Warum seid ihr eigentlich agil? Was macht ihr anders?“

„In einer agilen Organisation darf ein Abwägen zwischen Geben und Nehmen keine Rolle mehr spielen. In einer agilen Organisation geht es immer ums Ganze. Ums große Ganze.“

Dr. Markus Reimer, Business Expert

„Neulich war ich unterwegs in Berater Mission. Ein Unternehmen wollte eine neue Facebook Seite. Klar bin ich hingefahren, um zu helfen. Schnell stellte sich heraus, dass der Kern des Themas nicht in der Facebook-Seite lag, sondern darin, dass das Unternehmen neue Mitarbeiter benötigte, um zu wachsen. Abends wieder in Köln angekommen, erhielt ich eine SMS: „Danke für den inspirierenden Tag. Jetzt sind wir agil!“. Nix verstanden, dachte ich.“

Thorsten Rensing, Geschäftsführer STAFF RENT

Agilität kann man nicht verordnen. Agilität betrifft alle Bereiche des Unternehmens: Führung, Organisation, Wertekompass. Aber auch Innovationsmanagement, Fehlerkultur und die unbedingte Mitnahme aller Kollegen auf die Reise. Es geht um nicht weniger, als um das Ganze. Und wie immer im Leben: hat man sich einmal entschieden, geht kein Weg zurück.

Wir bei STAFF RENT haben uns also auf diesen schwierigen Weg zur agilen Organisation gemacht. Jetzt möchten wir mit euch der zentralen Frage nachgehen – Warum? Eine Frage, die übrigens viel zu selten gestellt wird.

Das Einzigartige herausarbeiten.

Es ist wichtig, sich zu unterscheiden; etwas zu haben, was einen Einzigartig macht. Im Marketing heißt das, den USP finden: das unique selling proposal. Gar nicht so einfach – und erst recht nicht in der Zeitarbeit. Deswegen aber umso wichtiger – denn: was unterscheidet uns vom Wettbewerb ist eine Frage. Die zentrale Frage dahinter ist aber: „Warum sollte der Kunde bei uns bestellen?“ oder „Warum sollte ein Kollege zu uns kommen wollen? Es herrscht ein Arbeitnehmermarkt. Die Antwort war vor zwei Jahren ernüchternd: es gab schlicht keinen Grund – wir waren wie alle. Also haben wir uns geändert. Mit den Rahmenbedingungen haben wir begonnen. Die ersten 2 Jahre haben wir nur in unsere Kollegen investiert. Ideen, Abläufe Werte  - aber der Reihe nach.

Führung und Fehlerkultur. Werte.

Führung wird dezentral. Das kann für Führungspositionen, die alles gerne kontrollieren wollen, ein dickes Brett sein. Alle gemeinsam verpflichten sich auf ein Ziel, an dem alle arbeiten. Häufig an unterschiedlichen Bereichen gleichzeitig. Da kann man schon mal die Orientierung verlieren und es besteht ein unglaublicher Kommunikationsbedarf. „Am Anfang habe ich geglaubt ich schaffe nichts mehr, so sehr war ich mit Reden beschäftigt.“. Das Gegenteil war der Fall. Man lernte sich, seine Aufgaben und vor allem eine Fähigkeiten immer besser kennen. Ideen entstanden und keine wurde verworfen, wenn sie zielführend erschien. Scheitern war dabei der Normalfall und wurde nicht sanktioniert, sondern man wurde ermutigt, weiter zu machen. Wir haben uns zeitnah auf Werte verständigt, die alle mittragen und die auch heute unseren Kompass darstellen: Ehrlichkeit und Wertschätzung für den anderen. Füreinander einstehen, auch wenn man sich über das Verhalten des anderen vielleicht geärgert hat. Heute ist das für uns selbstverständlich und ermöglicht ein vertrauensvolles Miteinander.

Kernkompetenzen beherrschen.

Fehlerkultur heißt nicht, dass in Kernbereichen Fehler gemacht werden, und diese folgenlos bleiben. Es ist für das gesamte Team die oberste Prämisse, seine Kernkompetenzen zu beherrschen und besser zu sein, als andere. Ein Beispiel.

Wir haben gemerkt, dass unsere Disposition vor 2 Jahren nicht unseren Werten entsprach („Wenn du deinen Kollegen schätzt, darfst du ihn nicht 5-mal am Tag anrufen, um ihn zu fragen, ob er arbeiten kann.“). Es war nötig, den gesamten Prozess der Disposition zu ändern. Heute sind wir mit der Disposition schon fast fertig, bevor der Kunde bestellt hat. Damit sind wir die einzigen; und so fuhren wir unseren ersten USP ein. Nebenbei, wohlgemerkt.

Ebenso haben wir uns dem Prozess der Lohnabrechnung angenommen. Die Kollegen erhalten am 10. Eine Email mit dem Hinweis, dass sie ihre Abrechnung in der Cloud überprüfen können. In dieser Email wird ihnen auch das genaue Datum der Überweisung mitgeteilt und die Möglichkeit gegeben, Fehler zu korrigieren, bevor die Gelder angewiesen werden. Unser zweiter USP. Heute bewerten über 50% unserer Kollegen die Lohnabrechnung als „sehr gut“, 17,65% sagen sogar „Perfekt. Besser geht’s nicht.“

Freiräume schaffen, Ideen fördern und Prozesse verschlanken.

Zu Beginn der „Agilisierung“ herrschte Hochstimmung – aber auch Hochspannung. Alle waren motiviert und alle haben sich zu hundert Prozent eingebracht. Am Ende waren alle überarbeitet. „Ich musste etwas sehr Ungewohntes für mich tun: nicht den Kollegen noch mehr Arbeit geben, sondern das Gegenteil. Ich musste Freiräume schaffen, damit die Kollegen gesund und leistungsfähig blieben.“, so Thorsten Rensing über diese Zeit. Wir haben uns also jeden einzelnen Prozess angeschaut und uns gefragt: brauchen wir den wirklich, oder kann der ersatzlos gestrichen werden? Erstaunlich wie viele Dinge man einfach weglassen kann, ohne dass es der Dienstleistung schadet. Wir haben Arbeitsplätze abgeschafft – und alle einzelnen Ablagen verschwanden, die Papiersümpfe waren schnell trockengelegt. Heute haben wir nur noch eine zentrale Ablage und nur die Kollegen, die keinen Arbeitsplatz wechseln wollen, haben noch einen. Prozesse, die man nicht weglassen konnte, haben wir uns genau angeschaut und Ideen gesucht, sie zu verschlanken. Ein großer Teil des Tages besteht in der Dateneingabe. Diese auf mehrere Schultern zu verteilen, schuf enorm viel Freiräume für Einzelne. Automatisiertes Datenmanagement und technische Verbesserungen nutzen wir, wann immer es geht. Allerdings sind wir wohl der einzige Dienstleister, der noch keine APP Lösung besitzt. Der Grund ist einfach: alle Lösungen auf dem Markt stellen den Nutzen der Firma ins Zentrum. Bei uns steht aber der Kollege im Zentrum. Keine APP genügt unseren Ansprüchen. Also arbeiten wir nun selber daran.

Schnell sein.

Wer den Mitarbeiter hat, hat den Auftrag. Ein kluger Spruch. Der viele Dienstleister dazu bringt, den Auftrag eines Kunden erst einmal anzunehmen, um dann später wieder anzurufen und abzusagen, weil man niemanden gefunden hat. Das enttäuscht gleich auf mehreren Ebenen: der Kunde wird nicht ernstgenommen, Kollegen immer wieder mit Anrufen drangsaliert und Disponenten mit einer Unmenge an unnützer Aufgaben belästigt. Da beherrscht man seine Kernkompetenz offensichtlich nicht. Wir sind sogar schneller als der Kunde: wir melden uns bei ihm, bevor er eine Bestellung auslöst und teilen ihm mit, wie viele Kollegen an dem Tag bei ihm im Einsatz seien können. Ehrlich, zuverlässig und planbar. Das ist Mehrwert für alle.

Und? Was ist euer USP heute?

Heute kein Thema mehr: wir sind der schnellste und zuverlässigste Dienstleister am Markt. Wir beherrschen unsere Kernkompetenzen.

Recruiting, Disposition und Organisation.

Unsere Kollegen sind gerne bei uns und nur 5% verlassen uns, weil sie sich geärgert haben.

Wer möchte kann vier Wochen langfristig jedes Event planen, an dem er teilnehmen will. Muss er aber nicht. Auch kurzfristige Unterstützung ist immer möglich.

Unsere Kunden bekommen von uns Unterstützung in ihrem Prozesse und belastbare Aussagen, wann wie viele Kollegen helfen kommen. Verbindlich.

Wir erfinden uns täglich neu. Sei es mit einem Mystery Angebot für unsere Kunden, die uns gerne herausfordern dürfen, oder sei es mit Dress for Success, dem Bekleidungs- und Lieferservice für unsere Kollegen.