STAFF RENT Time Track: Digitale Zeiterfassung ohne Installation und Strom.

Die Schriftformerfordernis des AÜG erfordert eine Konkretisierung der Mitarbeiter vor jedem Einsatz. Um das praktikabel zu gestalten, haben viele Dienstleister ihr Konzept dahingehend geändert, mit dem Kunden einen Rahmenvertrag zu schließen und vor Beginn der Überlassung eine Konkretisierung der Mitarbeiter in Schriftform vorbei zu bringen. Um nicht noch einen Papierberg zu produzieren, werden auf der Konkretisierung auch direkt die Arbeitszeiten erfasst, das Dokument doppelt signiert und nach Überlassungsende abgeholt. Eine Zwei in Eins Notlösung. Um eine Rechnung stellen zu können, wird aber das signierte Dokument im Vorfeld vor dem Abholen noch einmal eingescannt und vorab per E-Mail oder Fax gesendet. Was ein Irrsinn für Kunden und Dienstleister.

STAFF RENT Time Track

STAFF RENT Time Track beendet dieses Dilemma. Wir erfassen die Arbeitszeiten unserer Kollegen zukünftig digital und in Echtzeit. Die Machbarkeit ist gegeben und die Konzeptionierung steht. Wir brauchen keinen Strom, keine Installation und keine APP. Wir brauchen nur einen Ausweis, ein mobiles Device und ein von uns entwickeltes Tool. Direkt mit Ende der Überlassung sind die Daten bei uns und können automatisch abgerufen werden. Die Einsatzlisten können dann in Ruhe per Post gesendet werden. Kein Zeitdruck mehr. Thema erledigt. Endgültig.

Vorgehen und Kooperationen

Die Idee verfolgte uns schon länger, die Umsetzung gestaltete sich aber immer als schwierig und aufwendig. Denn die Anforderungen an das System sind enorm. 100%ige Verfügbarkeit des Systems, keine teuren (RFID-) Terminals, keine ungenaue Cloud-Lösung. Datenschutzsicher, in sich geschlossen und einsehbar von allen Seiten – aber eben nur die relevanten Daten in einem geschützten Bereich.

Mit softwareproduktiv haben wir endlich einen Partner gefunden, der sich der Herausforderung stellte. Schnell war klar, dass wir über eine ernsthafte Investition reden, die alleine nur begrenzt zu stemmen sein würde. STAFF RENT und softwareproduktiv wandten sich also an das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie und beantragten Fördermittel aus der Offensive "Go-Digital". Diese wurden bewilligt und zum 01.07.2019 konnte das Projekt Fahrt aufnehmen.

„Digitalisierung muss den Menschen dienen, nicht umgekehrt.“

Wenn wir ein Vorhaben beginnen, stellen wir uns immer zuerst die Frage: wem nützt es was? Wer profitiert? Hier wurde sehr schnell klar, dass, clever aufgesetzt, alle drei Parteien (Auftraggeber – Auftragnehmer – Arbeitnehmer) profitieren. Dazu muss das System aber mehr können, als „nur“ Zeiten zu erfassen. Eine reine Zeiterfassung ist nicht das, was wir im Sinn hatten. Das, was wir als Ergebnis im Sinn haben, kann viel mehr.

Vorteile Arbeitnehmer

Arbeitszeiten müssen unseren Kollegen immer zugänglich sein. Da die Listen aber beim Kunden verbleiben, führen viele Kollegen eine private Liste, die sie am Ende des Monats mit unseren erhaltenen Daten abgleichen.

Zukünftig können unsere Kollegen die Daten alle immer in Echtzeit sehen und müssen nicht mehr bis Ende des Monates warten, um Klarheit zu haben. Böse Überraschungen sind also ausgeschlossen – und sollte ein Fehler aufgetreten sein, ist dieser vor der Lohnabrechnung korrigiert. Es kommt also nicht mehr zu geringen oder zu hohen Auszahlungen. Unsere Lohnabrechnungen sind darüber hinaus in unserem Portal ab Fertigstellung sichtbar und unsere Kollegen bekommen eine E-Mail mit dem Hinweis zu kontrollieren. Dort steht übrigens auch Tag genau das Überweisungsdatum. Unliebsame Überraschungen sind passe.

Mit jeder Buchung kann der Kollege mit einem einfachen Knopfdruck seine Zufriedenheit mit seinem Auftraggeber kundtun – Feedback in Echtzeit und wertvolle Informationen über die Zusammenarbeit im Arbeitnehmerüberlassungsdreieck.

Vorteile Auftraggeber

Mit Ein- und Aus-Check kann der Auftraggeber sehen, welche Kollegen gerade wo und an welchem Arbeitsplatz sind. Von jedem mobilen Device aus: Kontrollgänge gehören also der Vergangenheit an. Ebenso sieht er in Echtzeit, welche Kollegen sich gerade in Pause befinden und welche aktuell arbeiten.

Keine falschen Abrechnungswerte mehr, denn handschriftliche Übertragungsfehler werden ausgeschlossen. Die Rechnungskontrolle wird massiv erleichtert, denn das Hantieren mit Papier gehört der Vergangenheit an.

Das System markiert sogar Kollegen die besonders lange arbeiten und warnt in Echtzeit, so dass Arbeitszeitverstöße ebenfalls der Vergangenheit angehören.

Und: fair bleibt fair – unsere Auftraggeber können mit nur einem Knopfdruck Kollegen ein Like geben, die einen herausragenden Job gemacht haben. So wird schnell klar, welcher Kollege wo gerne arbeitet und wer mal wieder in Top-Form war.

Vorteile STAFF RENT

Zusätzlich zu den Vorteilen des Auftragsgebers, die natürlich alle auch für STAFF RENT gelten, gibt es noch weitere Vorteile für den Dienstleister.

Unserer Rechnungen werden genauer, sind transparenter und besser zu kontrollieren.

Vor allem sind sie aber schneller gestellt. Die Rechnungsstellung ist nämlich mit Ende der Überlassung erledigt. Das Warten auf die Listen und das manuelle Eintragen in das System entfällt komplett. Der Vorgang kann komplett automatisiert werden. Nur einzelne Bedienfehler müssen noch manuell geändert werden. Geänderte Daten sind dann für alle drei Parteien als geändert sichtbar und nur die müssen noch überprüft werden. Die internen Kollegen bekommen Freiraum für andere Aufgaben.

Mit schnellerer und korrekter Rechnungsstellung steigt auch die Liquidität des Unternehmens und der Monatsabschluss entspannt sich ungemein. Die Löhne können direkt am 01. des Folgemonats in Angriff genommen werden und das immer viel zu kurze Zeitfenster bis zum 10.ten beginnt nicht mit Warten und telefonieren, um verlorene Listen wieder zu finden-

„Geht nicht“, gibt’s nicht.

„Wer sagt, „Ich kann nicht.“, setzt sich selbst nur Grenzen. Denke an die Hummel. Die Hummel hat eine Flugfläche von 0,7cm², bei 1,2 Gramm Gewicht. Nach den bekannten Gesetzen der Aerodynamik ist es unmöglich, bei diesen Verhältnissen zu fliegen. Die Hummel weiß das nicht. Sie fliegt einfach.“

Arthur Lassen, Motivations- und  Erfolgstrainer

Das System wird mit Beginn des letzten Quartals 2019 in Betrieb genommen. Es hat nur Vorteile. Und das Beste: Auftraggeber und unsere Kollegen nutzen das System völlig kostenlos und ohne Installations- und Mehraufwand. Die Daten verbleiben bei denen, denen sie gehören – unseren Kollegen.

So macht Digitalisierung Spaß und festigt die Zusammenarbeit von Mensch und Maschine. Sie ersetzt sie nicht, sie ergänzt sie sinnvoll. Digitalisierung, die nur einzelnen hilft, ist für uns kein erstrebenswertes Ziel – dann ist sie nur Reduzierung von Aufwand. Das ist okay – aber nur technischer Fortschritt, keine digitale Errungenschaft. Das reicht uns nicht.